DIGITALIZACIÓN
Te Brindamos un Servicio Integral
Organización + Diseño + Gestión
Somos especialistas en depurar, valorar, clasificar y digitalizar todo tipo de Documentos de Archivo para el Sector Público y Privado.
¿En qué consiste la digitalización de Documentos?
La digitalización de documentos es un procedimiento de vital importancia para las entidades públicas y privadas. Consiste en el acto de convertir documentación física en digital, empleando equipos de última generación y software especializado.
Al Digitalizar se definen campos o criterios de selección, que nos permiten clasificar la información de acuerdo con las normativas legales y reglas de negocio.
Digitalizar la información es un proceso que dará seguridad y control a su administración, confidencialidad a su información y restablecimiento de sus servicios en caso de eventualidades.
Recuerde el escaneo en sí, es información no segura, los documentos son vulnerables y pueden ser objeto de pérdida, sustracción, borrado o modificación intencional.
¿Deben las Dependencias y Entidades del Gobierno Federal, Estatal Municipal y de la Ciudad de México digitalizar sus Expedientes de Archivo?
Por supuesto, está estipulado en la Ley General de Archivos publicada en el DOF el 15 de junio de 2018 y entró en vigor en 2019. Así mismo, en la mayoría de los Estados del País, ya se cuenta con leyes locales que hacen referencia a esta disposición legal.
¿Es necesario que las PYMES digitalicen sus documentos?
Conforme al Código Fiscal de la Federación, la autoridad puede poner en duda la realización de una operación si es que a su criterio el empresario no cuenta con los activos, el personal, o los recursos suficientes para efectuar sus operaciones. Por lo que pueden realizarse revisiones retroactivas a las operaciones del pasado. No solo tendrá que contar con la factura emitida, sino también con toda la documentación que soporte la operación.
De no contar con ésta corre el riesgo de que la autoridad le imponga una multa.
Digitalizar al menos las operaciones de los últimos 5 años le ayudará a poder solventar cualquier situación.
¿En qué me beneficia implementar un Sistema de Gestión Documental?
Nuestro Sistema de Administración de Archivos, soluciona las complicaciones de localización de Expedientes, permitiendo hacer búsquedas de archivos completos, de documentos y de hasta palabras específicas en todo el acervo documental. Cumple con las disposiciones legales y cuenta con procesos de Administración de Archivos de Trámite y Concentración, Inventarios Documentales, Préstamo de Expedientes y apoya en la visualización de la Ubicación Topográfica del expediente.
*Disponible en versión web optimizada para dispositivos móviles.
¿Por qué debo contar con un Respaldo Electrónico de la Documentación?
Para cualquier organización pública o privada, contar con procesos de respaldo electrónico, le permitirá reestablecer su operación en cuestión de minutos y podrá seguir dando soporte y servicio a sus áreas estratégicas casi de inmediato.
Recuerde las pérdidas por eventos no deseados son casi imposibles de recuperar.
Llámenos y con gusto podemos diseñar una solución a sus necesidades.
Somos especialistas en Organización de Archivos, Gestión Documental y Digitalización de Documentos.
NOS ESPECIALIZAMOS EN ORGANIZAR Y DIGITALIZAR TU ARCHIVO EN SIMPLES PASOS
BENEFICIOS
CUMPLIMIENTO a las disposiciones legales y normativas.
ATENCIÓN oportunamente a las solicitudes de información por Transparencia.
CONSERVACIÓN al buen estado del documento original.
LOCALIZACIÓN de la información y datos en pocos minutos.
MANEJO de la documentación de forma controlada.
INCREMENTO de la eficiencia organizacional.
DISPONIBILIDAD permanente de información por medios informáticos.
REDUCIR sustancialmente el uso de papel por fotocopias y evitar la explosión documental.
